Bí Quyết Quản Lý Đội Sales Hiệu Quả

Đội ngũ Sales hay Phát triển kinh doanh là một bộ phận vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp. Dù là thời đại công nghệ thông tin hay bất cứ thời đại nào thì không một máy móc thiết bị nào có thể thay thế hoàn toàn đội ngũ này. Con người là một thực thể đặc biệt và nhu cầu tất yếu của con người chính là làm việc với con người. Các công cụ chỉ giúp quy trình và năng suất làm việc trở nên tối ưu hơn mà thôi. Việc quản lý hiệu quả đội Sales luôn là một bài toán các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp trăn trở. Với kinh nghiệm quản trị đội ngũ Sales, Phát triển kinh doanh hơn 6 năm Hồng sẽ chia sẻ một số phương pháp và lưu ý để quản trị đội ngũ phát triển doanh nghiệp hiệu quả, đồng thời giúp đội ngũ này phát huy hết tố chất, năng lực của mình. 

  1. Phân loại đội ngũ Sales

Đội ngũ phát triển kinh doanh có thể được phân chia theo nhiều cách. Sau đây là cách phân loại đội ngũ Sales theo đặc thù và mô hình của từng doanh nghiệp.

  • Sales thị trường là đội ngũ đi thực tế ngoài thị trường, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, chào mời trực tiếp bằng sản phẩm, ấn phẩm tiếp thị … Đội ngũ này phù hợp với đa dạng sản phẩm, dịch vụ. Đặc điểm làm việc là phải di chuyển rất nhiều trong một ngày làm việc, khả năng tiếp cận khách hàng có hạn vì hạn chế về địa lý và thời gian.
  • Sales online là đội ngũ tiếp cận, tìm kiếm khách hàng thông qua các hình thức gián tiếp như các kênh mạng xã hội, Livestream bán hàng, nhắn tin, gửi email, gọi điện thoại để bán hàng… Đặc điểm của đội ngũ này là rất hạn chế di chuyển và gặp khách hàng trực tiếp. Đội ngũ này chỉ tiếp cận khách hàng gián tiếp và thích hợp cho những sản phẩm, dịch vụ có giá trị thấp, trung bình. Đối tượng khách hàng cần sử dụng các nền tảng Online.
  • TeleSales là đội ngũ tìm kiếm khách hàng hoặc nhận data từ doanh nghiệp sau đó sử dụng công cụ liên hệ với khách hàng chủ yếu bằng điện thoại. Sử dụng lời nói để tư vấn, thuyết phục và chốt sales với khách hàng. 
  • Digital Sales là đội ngũ tổng hợp tất cả các kỹ năng Sales kèm theo việc sử dụng đa dạng công cụ để tìm kiếm, chăm sóc khách hàng hiệu quả. Đội ngũ Digital Sales thông thạo về CRM, Call center, các công cụ Digital Sales để tiếp cận và Sales khách hàng với số lượng lớn. Đội ngũ Digital Sales có kiến thức nền cơ bản về Marketing và phối hợp chặt chẽ với đội ngũ Marketing trong doanh nghiệp. 

 Tuỳ vào mô hình và đặc điểm của doanh nghiệp mà đội ngũ Sales/Phát triển kinh doanh sẽ mang đặc thù riêng, đáp ứng được nhu cầu của từng doanh nghiệp. 

  1. Quản lý bằng kết quả làm việc và kỷ luật tương đối

Để quản lý được đội ngũ Sales hiệu quả cần phân loại được đội ngũ Sales theo đúng chức năng và nhu cầu của doanh nghiệp. Từ đó đặt ra KPI đo lường phù hợp. Mặc khác, đa phần các doanh nghiệp đều suy nghĩ đội ngũ Sales là đội ngũ luôn được hưởng đặc quyền linh hoạt về thời gian làm việc miễn sao đạt được kết quả làm việc tốt. Điều này có thật sự đúng? Trong bài viết này Hồng sẽ nêu lên quan điểm của mình về việc quản lý đội ngũ Sales lên đến con số chục, trăm thì cần làm gì. 

Tất cả các phòng ban trong công ty đều cần quản lý bằng số liệu KPI rõ ràng và quản lý đội ngũ Sales/Phát triển kinh doanh cũng không hề ngoại lệ. Thậm chí, với đội ngũ này dữ liệu là sống còn và báo cáo trực quan, cập nhật Ontime thì hiệu quả càng cao. 

Đa phần các KPI phổ biến dành cho đội Sales là Số lượng User mới, Số hợp đồng, Số đơn hàng, số lượng khách hàng Sales thành công. Về số liệu tài chính sẽ liên quan đến doanh số, doanh thu, lợi nhuận… Vậy thì cách quản lý ngoài KPI thì chính là kỷ luật đội ngũ, tinh thần làm việc máu lửa, thiện chiến là điều chắc hẳn nhiều nhà quản lý, chủ doanh nghiệp quan tâm. 

  • Đối với đội ngũ Sales thị trường cần hiểu rõ khó khăn của họ chính là hạn chế về thời gian, địa lý trong khi doanh số là vô hạn. Trên thực tế trung bình một Sales thị trường chỉ có khả năng tiếp cận trực tiếp từ 5-10 khách/ngày nếu không ngừng di chuyển, có lịch hẹn với khách hàng trước để trao đổi. Vậy thì ngoài KPI Sales cần đạt thì hoàn toàn có thể áp dụng công nghệ để định vị nhân viên ví dụ như Check in địa điểm trên Google map, để tăng năng suất và sự tiện lợi cho Sales thị trường có thể Check in tại công ty vào buổi sáng bằng máy chấm công, CRM phần chấm công nhưng đến chiều có thể check out online thông qua location địa điểm hoặc dùng phần mềm chụp hình có giờ lưu trữ chung với địa điểm. Việc điểm danh online giúp cho đội ngũ Sales thị trường tận dụng được tối đa thời gian để di chuyển, hơn thế họ có cảm giác được thấu hiểu về công việc của mình. Tuy nhiên, nhà quản lý cũng phải làm rõ cho đội ngũ này hiểu về việc kỷ luật trong việc check in và lưu trữ hành trình làm việc. Điều này là minh chứng quan trọng để đánh giá chất lượng của một bạn Sales. Kết quả làm việc không phải là tất cả mà là tác phong làm việc chuyên nghiệp mới có thể làm nên sự vượt trội. 
  • Đối với đội ngũ Sales Online thì đặc thù đội ngũ không bị hạn chế về không gian địa lý vì vậy có thể tập trung tối đa vào KPI của đội ngũ. Tuy nhiên, để đạt được KPI tốt đội ngũ Sales Online cần phân chia Target ra theo giờ, ngày, tuần thì mới có thể đáp ứng được KPI hàng tháng. Hơn thế, việc quản trị thời gian của Sales Online là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả vì vậy việc quy định các nền tảng tìm kiếm khách hàng và báo cáo mỗi buổi làm việc là điều cần thiết. Sales Online với đặc thù tiếp cận nhiều khách nên cần có kịch bản Sales chặt chẽ, giúp tiết kiệm thời gian cung cấp thông tin cho khách hàng đồng thời mở rộng quy mô tiếp cận khách hàng. Sales online cần được cập nhật xu hướng dịch chuyển của thị trường và có những thay đổi nhanh mới có thể đáp ứng được các kỳ vọng. KPI khởi đầu của Sales Online có thể là đầu khách tiếp cận mỗi ngày để đưa ra phễu lọc, dự đoán doanh số phù hợp.
  • Đối với đội ngũ TeleSales thì yếu tố chính yếu đó là kịch bản TeleSales phải tốt, chặt chẽ, có các mẫu câu hỏi thường gặp từ khách hàng hỗ trợ đội ngũ ứng biến linh hoạt. KPI của đội ngũ TeleSales thường là số lượng cuộc gọi thực hiện thành công theo giờ, theo ngày… sau đó là các chỉ số về doanh thu, hợp đồng, đơn hàng… Đội ngũ Telesales để thành công cần có các công cụ đo lường trực quan, hỗ trợ tăng năng suất như tổng đài thông minh. Việc sử dụng tổng đài thông minh sẽ lưu trữ được file ghi âm cuộc gọi, đánh giá được chất lượng cuộc gọi, điều chỉnh kịch bản Sales nhanh chóng, giảm thiểu được thời gian quay số, thậm chí phân luồng được cuộc gọi…. Tất cả các yếu tố này sẽ làm nên thành công của đội ngũ. 
  • Đối với đội ngũ Digital Sales thì thông thạo các công cụ Digital Sales là điều kiện cần để tạo nên thành công của đội ngũ này. Đội ngũ này sẽ kết hợp đa dạng các công cụ, các kênh và cách thức tìm kiếm khách hàng. CRM là thành phần không thể thiếu tại trung tâm quản lý khách hàng của doanh nghiệp ngoài ra sẽ kết hợp nhịp nhàng với các công cụ Digital Marketing, Tổng đài số, Email, tất cả sẽ kết hợp trong 1 kịch bản Sales lớn từ khi khách hàng tiếp cận các kênh của doanh nghiệp, mỗi kênh có một kịch bản ứng biến phù hợp. Việc đo lường KPI của đội ngũ Digital Sales khá rõ ràng và được phân chia theo từng giai đoạn Sales. Mấu chốt của đội Digital Sales là thế mạnh về công nghệ và những kịch bản Sales kết hợp với các công cụ Digital để bổ trợ, nâng cao hiệu suất chốt Sales, chăm sóc khách hàng và Up/Cross Sales trong tương lai. 
  1. Mô hình đặc thù để quản lý đội Sales

 Việc quản lý con người luôn đem lại những thách thức cho người quản lý hay chủ doanh nghiệp. Để quản lý tốt cần đặt mình vào vị trí của người hỗ trợ cho đội ngũ hơn là vị trí dùng quyền lực cứng để thống trị. Với việc quản trị Sales thì Hồng luôn tâm đắc với mô hình Agile thường hay áp dụng trong IT. Trong mô hình này sẽ có KPI của cá nhân và KPI của cả một team, kết quả của một cá nhân cũng ảnh hưởng đến quyền lợi của cả một team và ngược lại. Mỗi buổi sáng team Sales có một cuộc họp ngắn dưới 15 phút để chia sẻ những vấn đề đang triển khai, sẽ triển khai trong ngày và những vấn đề đang gặp phải. Việc chia sẻ này sẽ giúp mọi người trong team thấu hiểu được công việc của nhau, có những ý tưởng hỗ trợ, giúp đỡ nhau. Đối với người quản lý sẽ nắm được các đầu công việc của thành viên, những khó khăn cần được giải quyết của thành viên trong đội ngũ để có phương án hỗ trợ kịp thời. 

Đặc biệt với mô hình này các thành viên trong một đội có thể động viên, tương trợ và tương tác nhau trong quá trình làm việc. Điều này sẽ làm nâng cao tinh thần làm việc, sự máu lửa trong công việc. Hơn thế với mô hình này đề cao tính tương trợ, hợp tác để cùng nhau đạt mục tiêu lớn khác với sự cạnh tranh gay gắt, đầy khốc liệt, căng thẳng mà các mô hình Sales khác mang lại. 

  1. Xây dựng Chính sách cho Sales hấp dẫn là mấu chốt làm nên kết quả

Đối với đội ngũ Sales chính sách là một trong những yếu tố then chốt làm nên thành công của doanh nghiệp. Chính sách Sales cần hấp dẫn, đội ngũ Sales là đội ngũ có thu nhập cao nhất bởi lẽ họ mang lại doanh thu nuôi sống các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Bạn cứ thử tưởng tượng nếu đội ngũ này không có trong công ty thì doanh nghiệp của bạn sống bằng gì chưa? Vì lẽ đó, nếu thu nhập của Sales là vô hạn thì doanh thu của công ty cũng sẽ không hạn định. Nói như vậy không có nghĩa là cho Sales một chính sách thiếu cân đối, cần cân đối doanh thu và lợi nhuận để làm chính sách hợp lý. Tuy nhiên, chính sách cần tương xứng đối với đội ngũ tạo nên tiền bạc cho doanh nghiệp.
Tiền nào của đó là câu chính xác để mô tả chất lượng làm việc của đội ngũ Sales. Chính sách cần có một số đặc điểm như có tính bậc thang hấp dẫn, vừa đề cao vai trò cá nhân nhưng liên kết chặt chẽ với đội ngũ để tạo nên tính đồng đều, tương trợ cho đội nhóm. Cần có chính sách ngắn hạn và dài hạn cho nhân viên Sales gắn bó lâu dài. Sự chia sẻ lợi ích sẽ là một điều sáng suốt nếu chính sách của doanh nghiệp có được nhằm mục đích gắn lợi ích của Sales với lợi ích doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có lộ trình tăng lương rõ ràng kèm theo KPI thì đây chính là động lực cao để đội ngũ Sales của bạn đạt được KPI hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Một số đặc quyền cũng là điều bạn cũng có thể suy nghĩ khi làm chính sách cho đội ngũ Sales của mình nhằm thúc đẩy doanh số. Ngoài những giải thưởng, khen tặng thì việc tạo điều kiện nâng cao kỹ năng và những buổi chia sẻ về thành tựu, làm sao họ đạt được kết quả tốt cho đồng nghiệp cũng là điều không ít Sales ao ước có được.

Kết lại cho bài chia sẻ này, để quản lý được đội Sales hiệu quả cần phân loại đúng đội ngũ Sales để nắm được đặc điểm của đội ngũ, quản lý đội Sales cần cân đối giữa KPI và tính kỷ luật tương đối, áp dụng mô hình và công cụ phù hợp để quản lý đội Sales, điều cuối cùng là chính sách là mấu chốt tạo nên động lực và thành công. 

Hy vọng bài chia sẻ này sẽ giúp cho các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp có sự lựa chọn phù hợp trong cách quản lý đội ngũ Sales – Đội ngũ đặc thù và không thể thiếu trong doanh nghiệp.  

Note: Vui lòng đọc kỹ yêu cầu về Bản Quyền-Cộng Tác trước khi sao chép hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh của Blog.

Nguyễn Xuân Hồng Digital Sales

Trả lời

Điền thông tin vào ô dưới đây hoặc nhấn vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

Connecting to %s

Blog tại WordPress.com.

Up ↑

%d người thích bài này: